别一起床就检查电子信箱

别一起床就检查电子信箱

我相信有九成上班族早上一进公司、打开电脑,就先确认电子邮件。 请立刻改掉这个习惯。早上第一件事就检查电子邮件,只会干扰你安排行程。 你收到的工作邮件,多半写满了寄件人的需求。

「接下来我们能否深入讨论呢?」

「文件不完整,请修正。」

「请立刻回信。」

——诸如此类。

阅读这类电子邮件之后,你会感到焦虑,认为必须儘早回应。「我原本打算在中午之前构思新企画,不过还是先去开会讨论吧?」你就会像这样配合电子邮件寄件人的需求,重新调整原本的计画。这就是按照别人决定的行程表活动。

另外,被迫回信也等于是受到他人强迫而做出决定。这种非自主判断的决策只会大量消耗意志力。 务必遵守的一项原则: 工作必须在还保有大量意志力的中午之前,从重要的事情开始依序处理完毕 。

混乱的情绪会消耗你的意志力

如果一早就检查电子邮件,好不容易装满的意志力一眨眼就会减少,万一要处理重要工作,一定不敷使用。

在中午前也别检查朋友写来的电子邮件与社群网站。一旦接触这类私人资讯,你可能会觉得很有趣、很羡慕,或感到麻烦、觉得不甘心,情绪便会受到动摇。

混乱的情绪将会引来意志力的大敌「不自觉的决定」。从接触到电子邮件或社群网站的讯息那一瞬间起,你就会不停想着:「那样似乎很有趣,我也想模仿看看。」「真不甘心,我也要跟他拚了!」像这样,你就在不自觉间浪费了意志力。

请下定决心,停止一早就检查电子邮件与社群网站。

午休前与下班前,一天两次

若问什幺时候才可以看电子邮件,我的建议是在午休前与下班前,一天两次。午休前,重要工作已经告一段落,被夺走一点意志力也不要紧,还可以藉由去吃午餐等身体活动,缓和紊乱的情绪。同样的,下班前即使意志力减少也没关係。

你或许会担心一天只检查两次电子邮件,来不及应付紧急情况。不过会以电子邮件联络,表示事情不是那幺重要,如果紧急的话,对方一定会打电话来催促。

当然,有些人的业务重心就是往来电子邮件,这种情况便不适用这个规则。即使如此,一早就确认私人邮件或社群网站也没什幺好处,所以还是请严格遵守一天只检查两次电子邮件的原则。

没必要每封都老实回信

关于电子邮件,还有一点希望各位可以记住,就是 回信时并非从较早的信件依序回起,而是优先处理重要的电子邮件 。与工作的进行方式相同,必须趁着还保有大量意志力的时候完成重要工作。

另外,没必要每封电子邮件都老老实实的回信。对自己没有好处的内容,例如:陌生人寄来的广告邮件,或是你没必要回覆的邮件,忽视也无所谓。

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